V dnešní době se firmy velmi často zaobírají problematikou e-mailu. Konkrétně jde o neefektivitu, se kterou každodenní nával e-mailů řešíme. Věděli jste, že každé „podívání se“ do e-mailové schránky Vám vezme v průměru minutu času (plus samozřejmě čas na vyřízení e-mailů)? A každý určitě známe tu situaci, kdy se vrátíme z dovolené a v mailboxu nalezneme stovky e-mailů, z kterých je 40% relevantních a z těchto čtyřiceti procent je aktuálních už pouze několik? Další velká IT firma Atos si to již uvědomila a začínají tento problém řešit. A i my máme tipy, jak tento problém řešit.

Při řízení týmu je třeba s dalšími spolupracovníky komunikovat, to je jasné. Ale v záplavě e-mailové korespondence jsme se často ztráceli a museli nejen promazávat každodenní spam a nezajímavé obchodní nabídky ale i e-maily od kolegů, které neobsahovaly informace nutné k práci.

Atos si objednal průzkum, ze kterého vyplynulo, že každý zaměstnanec Atosu dostává od kolegů v průměru 100 e-mailů denně. Pouze 15 % z nich je přitom užitečných. Zbývajících 85 % zpráv neobsahovalo relevantní informace. Jejich čtení bylo podle analýzy pro firmu čistou ztrátou času.

Týdně to představovalo u zaměstnanců 15 až 20 hodin, které mohli věnovat užitečnějším úkolům. Mnohé také zbytečně mířily na adresy kolegů, kterých se problém netýkal.

Otázkou je, čím e-mail nahradit. Není to vůbec jednoduché rozhodnutí, díky mailům komunikujeme s kýmkoliv „navenek“ a proto nelze jen tak tuto osvědčenou technologii ze dne na den „odříznout“. Nicméně o to se ani nepokoušíme – jde nám o to při řízení týmu kvalitně jednodušeji komunikovat uvnitř firmy. Proto se tímto směrem snažíme i vyvíjet naši aplikaci Team Manager. Pro spolupráci si zadáváme úkoly v aplikaci, takže i když odjedete na víkend či dovolenou, „úkolníček“ máte vždy aktuální – případné úkoly s prioritou si může přiřadit někdo jiný a po přihlášení stále vidíte data aktuální. Není to úžasné?

Zdroj: Byznys.ihned.cz